Виды документов и их классификация

Ежедневно в компанию могут поступать договоры, накладные, акты и счета. От их систематизации зависит многое: скорость бизнес-процессов, экономические показатели и в целом эффективность работы компании. Рассмотрим, какие существуют виды документов и как проходит их классификация.

Какие бывают документы

В компаниях сейчас все больше используется электронный документооборот, но и бумажный по-прежнему применяется. Электронные документы хранятся в форматах XML, DOCX, XLSX, PDF, бумажные — в виде напечатанных страниц или записей от руки.

Виды документов и их классификация разнообразны. Они бывают:

• официальными или неофициальными;
• открытыми или разной степени секретности;
• внутренними и внешними;
• составленными в свободной форме или унифицированными;
• временными, долговременными или постоянного хранения.

Если взять базовую классификацию, то в соответствии с ней выделяют следующие документы по назначению.

• Организационно-правовые — определяют структуру и правовой статус компании. К документам относятся уставы, регламенты, должностные инструкции.
• Распорядительные — это всевозможные указания относительно рабочих процессов или задач. Представлены приказами, распоряжениями, инструкциями.
• Нормативные — определяют правила работы для организации или сотрудников. Это законы, постановления, стандарты.
• Кадровые — отражают наличие и движение трудовых ресурсов — сотрудников. К таким документам относятся трудовые договоры, личные дела, приказы о приеме на работу, заявления на отпуск.
• Финансово-бухгалтерские — нужны для подготовки отчетности и отражения движения денежных средств. Это счета, накладные и акты.

Конкретная классификация зависит от отрасли, в которой работает компания.

Каждый вид документов и их отнесение к определенной группе помогают структурировать информацию и упрощают поддержание порядка в архиве.

Где пройти обучение делопроизводству

НИИ Труда предлагает записаться на курсы кадрового делопроизводства в Москве. У нас Вы можете выбрать программу, которая максимально соответствует запросу. Преподаватели — практикующие эксперты, отлично знающие все свежие изменения в законах и стандартах. Предлагаем удобные формы обучения: очную и дистанционную. Звоните для уточнения информации.