Командировка на служебном автомобиле

Выполнять рабочие задачи в других городах и регионах позволяет командировка на служебном автомобиле. Чтобы она была оформлена правильно, а ключевые расходы были учтены, необходимо соблюдать определенные требования и оформлять соответствующие документы.

Правильное оформление командировки помогает избежать штрафов и проблем с налоговой инспекцией, обеспечивает прозрачность и контроль за расходами компании.

Рассмотрим, как подготавливается и оформляется поездка, как подтвердить сроки и правильно оформить расходы на топливо, ремонт и другие издержки, связанные с эксплуатацией корпоративного транспорта. Общий порядок действий такой.

• Руководство оформляет приказ об отправлении в командировку. В нем указывается марка и госномер машины.
• Сотруднику выдаются суточные, выделяются средства на проживание.
• Расходы на топливо и регулярную мойку компенсируются по возвращении сотрудника и предоставления им чеков, подтверждающих понесенные расходы.

Подтверждение сроков нахождения в командировке

В перечень важных для оформления документов входят следующие.

• Путевой лист — учитывает маршрут и количество истраченного бензина. Без него ФНС не признает транспортные расходы командировочными.
• Маршрутный лист — включает точки отправления и прибытия, планируемые остановки и проведенное в пути время.
• Чеки на приобретение ГСМ и квитанции из автомобильных сервисов — подтверждают топливные расходы, покупку смазочных и прочих материалов, проведение ремонтных работ и обслуживания ТС.

Что делать в случае поломки или ДТП

При поломке авто сотрудник должен обратиться в сервис, согласовать расходы с компанией и предоставить руководству чеки после возвращения. Если произошло происшествие на дороге, сотрудник должен следовать ПДД и принятой практике оформления ДТП, после чего сообщить компании-работодателю о случившемся.

Итак, командировка на служебном автомобиле требует предварительной подготовки и правильного оформления документов для подтверждения трат и сроков нахождения в поездке. Получить профессиональные навыки, связанных с оформлением командировочных вопросов, позволит обучение кадровому делу. Пройти соответствующие курсы приглашает Институт труда. Подробности узнавайте по телефону: +7 (495) 710-08-12.