Оформление командировочных расходов

Все юридические тонкости, связанные с рабочими выплатами сотрудникам, должны соблюдаться максимально строго. Это обеспечивает здоровые отношения в коллективе, позволяет избежать проблем с трудовой и налоговой инспекций и не испортить репутацию компании. Рассмотрим, что считать командировкой, как ее правильно оформить и как определить сроки и размер командировочных выплат.

Что важно знать о командировках

Командировка — поездка, организованная с целью выполнения рабочих задач сотрудником вне места его постоянной работы. Командировка обязательно имеет ограниченные сроки (при необходимости их можно сократить или продлить) и оплачивается работодателем.

• Командировки отличаются от разъездного графика работы тем, что сотрудник большую часть времени трудится на своем рабочем месте и выезжает для выполнения определенных задач только время от времени.
• Оформить командировку можно только в отношении сотрудника, работающего по трудовому договору, но не в отношении работников, трудящихся по договору гражданско-правового характера.
• Командировками считаются поездки за пределы города проживания удаленных работников, посещения филиалов компании в других регионах, но не поездки в пределах одного населенного пункта.
• Некоторых сотрудников, например, людей с ограниченными возможностями, опекунов детей-инвалидов, родителей-одиночек и многодетных родителей с детьми младше четырнадцати лет можно отправлять в командировку только с их согласия, подтвержденного в письменной форме. В отношении иностранных граждан накладываются определенные ограничения на командировочные поездки — они могут работать только в том регионе, где выдано их разрешение на работу.

Оформление командировочных расходов фиксируется внутренними актами, в которых указываются сроки поездки, размер оплаты по решению работодателя, но не меньше среднего заработка, включающей суточные выплаты, затраты на проезд, проживание и прочие расходы, связанные с рабочей деятельностью.

Как правильно оформить командировку

При оформлении командировки выпускается соответствующее внутреннее положение, осуществляется выдача средств под отчет авансом, а также по результатам предоставленной сотрудником после окончания поездки фактических затрат. Из-за множества юридических нюансов и регулярного изменения в законодательстве нередко допускаются ошибки при организации командировки, которые могут обернуться проблемами с налоговой отчетностью.

Чтобы избежать недочетов и последующих за ними санкций, необходимо грамотно подходить к обеспечению компетентности работников кадровой службы. Повышение квалификации таких работников гарантирует, что делопроизводство будет вестись без нарушений, а взаимоотношения со штатом и контролирующими органами будут выстраиваться эффективно, легитимно и бесконфликтно.

В Институте труда мы проводим обучение кадровому делу по новейшим методикам и актуальным законодательным нормам. Программы включают не только базу делопроизводства, но и тайм-менеджмент, разработку систем оплаты и мотивации, трудовое нормирование, повышение эффективности и прочие процессы, способствующие развитию компании.

Чтобы узнать дополнительную информацию или записаться на курсы, свяжитесь с нами по телефону или электронной почте в разделе «Контакты».