Срок хранения закупочной документации

Государственным учреждениям и коммерческим организациям часто приходится иметь дело с большим объемом документов. Важную роль в ведении профессиональной деятельности играет закупочная документация. Она содержит два вида информации:

• техническую — представлена детальным описанием товаров и услуг, их ключевыми характеристиками;
• юридическую — включает права и обязанности сторон, предмет контракта и условия его исполнения, гарантийные обязательства участников сделки и формы их ответственности.

Документация, необходимая для организации закупок, должны оформляться правильно, быть доступной и прозрачной. При ее подготовке важно ориентироваться на соблюдение требований к ее форме, составу и содержанию.

Перечень необходимых документов во многом определяется объемами закупки и выбором способа поиска поставщика. Рассмотрим, что важно учитывать при организации документооборота и каким является срок хранения закупочной документации.

Сколько необходимо хранить документы

Заявки на осуществление закупки, документы от поставщиков, служебные записки, обоснования цен, договоры оформляют в соответствии с установленными требованиями. В случае проведения проверок могут возникнуть вопросы к самому процессу организации закупок. Чтобы иметь возможность отстоять свою позицию в спорных моментах, необходимо позаботиться об организации хранения документации. Оно может осуществляться в двух видах:

• традиционном бумажном;
• на цифровых носителях.

Срок хранения закупочной документации зависит от ее типа. Так, заявки на принятие участия в конкурсах, протоколы, записи вскрытия конвертов должны храниться не менее трех лет. С января 2022 года были установлены новые нормы, согласно которым период обеспечения сохранности документов продлевается до 6 лет. Кроме того, некоторые регистры желательно хранить еще дольше — до 10 лет.

Когда рекомендуемый срок хранения подойдет к концу, организация может принять любое из двух решений — продолжать хранить документы или уничтожить их.

Нормирование труда и оптимизация производственных процессов

Чтобы улучшить организацию рабочего процесса, создать оптимальные условия для хранения документов и обеспечить нормирование труда в компании, выгодно воспользоваться услугами опытных специалистов. Для решения поставленных задач обратитесь в Институт труда. Мы поможем:

• оптимизировать структуру персонала и ведение документации для повышения эффективности работы учреждения;
• создать систему мотивации сотрудников;
• разработать регламент нормирования труда.

Чтобы воспользоваться предложением, оставьте заявку на сайте или позвоните нам. Подробнее о сотрудничестве расскажут наши менеджеры.