Виды учета архивных документов

Деятельность любой компании связана с большими бумажными оборотами. Различные документы требуется составлять каждый день, после этого они хранятся в компании. Существуют разные виды учета архивных документов, которые предусматривают определенные правила хранения бумаг.

Правила учета и хранения архивов

Документооборот компаний включает в себя договоры, налоговые и другие отчеты, платежные документы, бумаги кадрового, административного, бухгалтерского, производственного и прочих отделов. Документами обычно занимается бухгалтерия. Они бывают бумажными, электронными и комбинированными — когда для одной процедуры используются и бумаги, и цифровые документы.

В зависимости от способа хранения и других нюансов различают несколько видов учета архивных бумаг:

• текущий архив — это определение применяется к документам, которые регулярно используются и хранятся непосредственно в бухгалтерии компании; при этом не требуется создание нового подразделения в организации и назначение ответственного лица-архивариуса для управления новым отделом;
• постоянный — под этот архив выделяется отдельное помещение в офисном или производственном здании компании; в этом случае можно создать автономное структурное подразделение, которое будет в ведомстве самого архива, а не бухгалтерии.

Главное при работе с архивами — это обеспечить к ним удобный доступ, одновременно защитив от постороннего посягательства. Для этого применяется систематизация документов, которые хранятся в специальных шкафах или сейфах с ограниченным доступом. Правила хранения архивных документов зафиксированы в КоАП РФ, в статье 13.20 — за нарушение этих норм грозят административные наказания.

Как избежать штрафов

За нарушение правил хранения, систематизации, учета, использования архивов предусмотрены административные штрафы до десяти тысяч рублей. Бухгалтер или архивариус, являющиеся ответственным лицом, должен иметь следующие навыки:

• прием и учет документов, поступающих в архив;
• обеспечение сохранности бумаг;
• составление справочного материала для архива;
• поиск и выдача нужной информации.

Для приведения в порядок документов и обучения сотрудников эффективен кадровый аудит организации, который предполагает независимый анализ состояния бумажного оборота. Это позволяет систематизировать документацию и оптимизировать делопроизводство в компании, подготовить к проверкам надзорных органов и избежать больших штрафов.

Заказать услуги аудита в Институте труда можно по телефону, указанному в верхней части страницы, или по электронной почте в разделе «Контакты».