Форматы ведения трудовой книжки: о чем следует помнить кадровику

Переход на электронные трудовые книжки, стартовавший в 2020 году, остается актуальной темой в сфере кадрового делопроизводства. Кадровики постепенно осваивают новый формат ведения трудовой книжки, но продолжают сталкиваться со сложностями.

От двух форматов к единой системе

Изначально работникам был предоставлен выбор между традиционной бумажной и новой электронной формой. Сегодня все больше работающих граждан ведут трудовую книжку исключительно в электронном виде. Бумажные носители сохранились лишь у тех сотрудников, которые своевременно подали соответствующее заявление и с тех пор не меняли своего решения.

Это разделение определяет подход к работе с конкретным сотрудником. Для электронных книжек ключевой задачей становится своевременная подача сведений в ПФР, в то время как бумажные документы ведутся по привычной схеме с ручным внесением записей.

Актуально о СЗВ-ТД

Форма СЗВ-ТД превратилась из новинки в основной инструмент взаимодействия кадровика с Пенсионным фондом. Каждый кадровый приказ теперь должен находить отражение в этом отчете в установленные сроки:

• при приеме и переводе — не позднее следующего рабочего дня;
• при увольнении — в день издания приказа.

Особое внимание стоит уделять кодам причин увольнения — их несоответствие формулировкам в приказе стало частой причиной претензий со стороны проверяющих органов.

Профилактика ошибок

На практике сформировался ряд определенных проблем, с которыми сталкиваются кадровики.

Для минимизации рисков рекомендуется:

• проводить регулярные сверки внутреннего кадрового учета с журналом подачи сведений в ПФР;
• организовать четкую систему оповещения между специалистами, готовящими приказы, и теми, кто отвечает за подачу отчетности;
• при приеме на работу сразу идентифицировать формат трудовой книжки сотрудника.

Защита от рисков

Даже в отлаженной системе возможны сбои. Если Вы хотите получить объективную оценку кадровых процессов в организации и убедиться в их полном соответствии законодательству, закажите услуги кадрового аудита. Это действенный способ защиты Вашей компании от правовых и репутационных рисков. Для консультации по услуге звоните: +7 (495) 710-08-12.